Você é síndico? Confira como administrar adequadamente o seu condomínio

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Gerenciar um condomínio exige dedicação, além de alguns conhecimentos de administração e contabilidade. O responsável precisa lidar com pessoas e situações diferentes, que vão do respeito às normas do prédio ao cuidado com a manutenção, mantendo o local em ordem e garantindo que todos estejam satisfeitos. Se você é síndico e quer administrar melhor o seu condomínio, confira essas dicas que a gente preparou:

Mantenha as contas em dia (e não tenha medo de cobrar)

Essa é a parte mais importante da administração de um condomínio. É fundamental que você organize os custos de água, luz, pagamento de funcionários, impostos e despesas com fornecedores, para que tudo fique bem explicado aos moradores e você possa fazer cobranças sem medo. Deixar uma conta em aberto pode prejudicar serviços e pessoas, então fique atento aos prazos e utilize a plataforma de geração de boletos aqui do Boleto Bancário na hora de se organizar.

Fique de olho no fluxo de caixa

Exija sempre notas fiscais ou recibos de produtos e serviços, anexando tudo a uma planilha completa para os moradores. Lembre-se, também, de destinar parte do valor das contas para emergências (como manutenções inesperadas) e ficar sempre de olho na movimentação financeira.

Saiba conversar com diferentes pessoas

É difícil agradar todo mundo ou evitar divergências. Seja firme nas reuniões e na hora de tomar uma decisão, mas aprenda a explicar tudo da melhor forma possível, tenha respeito por moradores, fornecedores e funcionários, mantenha um clima amigável no condomínio e se esforce ao máximo para não causar atritos.

Seja justo com todos

Um tratamento igualitário é indispensável em um bom síndico. Se aplicar uma multa porque alguém infringiu as normas de silêncio no condomínio, todos que cometerem a infração devem sofrer a mesma penalidade, por exemplo.

Esteja aberto a críticas ou sugestões

É importante que os moradores saibam que você está disposto a conversar, ouvir sugestões e intermediar debates. Ouvir as pessoas e ter um canal de contato (como e-mail ou um número de telefone específico) faz com que os próprios moradores ajudem a identificar problemas e contribuam para melhorias no prédio.

Conte com uma assessoria jurídica

Um advogado garante que todas as decisões tenham embasamento legal e problemas jurídicos sejam evitados. Um representante também auxilia na resolução de questões internas ou externas que exigem o contato ou serviço de terceiros.

Tenha uma lista de fornecedores

Avalie quais são as demandas do condomínio e atividades que necessitam de um funcionário exclusivo ou terceirização (como limpeza e manutenção, por exemplo). Conheça as empresas que oferecem os serviços que você necessita e mantenha uma lista com fornecedores regulares e dois ou mais orçamentos, para casos emergenciais.

Faça atas bem detalhadas

Atas de reuniões de condomínio ou participações em órgãos públicos como representante do condomínio (quando necessário), assim como avisos aos moradores, devem ser registrados em detalhes e disponibilizados para conferência, sempre que solicitado por alguém.

Treine os funcionários

Quem trabalha no condomínio deve passar por um treinamento prévio, para ficar atento às normas do local. O síndico é a pessoa mais indicada para explicar processos, orientar novos funcionários e até mesmo solicitar o uso de identificação, para garantir a segurança dos moradores.

Com paciência, ética e um bom relacionamento com os condôminos, é possível criar um ambiente tranquilo e com a administração sempre em ordem. Você já passou por alguma experiência como síndico? Compartilhe sua história com a gente!